Im Rahmen der Verwaltung Ihres Eigentums bieten wir Ihnen folgende Leistungen an, die
wir gern auch vertraglich mit Ihnen vereinbaren. Dieser Leistungskatalog besteht aus den Grundleistungen sowie aus den möglichen Sonder- und Zusatzleistungen die wir nach den gesetzlichen Grundlagen des WEG und des BGB sowie nach den Richtlinien des Bundesfachverbandes Wohnungsverwalter e.V. vertraglich vereinbaren können.

• Umfassende und allseitige Vorbereitung der ordentlichen Eigentümerversammlung einschließlich der zur Beschlußfassung notwendigen Unterlagen nach Abschluß des vorangegangenen Wirtschaftsjahres,
• Erstellung der Tagesordnung für die ordentliche Eigentümerversammlung gemeinsam
  mit dem Verwaltungsbeirat,
• Fristgerechte Einberufung der ordentlichen Eigentümerversammlung,
• Vorsitz und Protokollierung während der Versammlung,
• Erstellung eines Beschlußprotokolls und dessen Übergabe an den Verwaltungsbeirat
  zur Prüfung und Bestätigung innerhalb von 2 Wochen nach der Versammlung,
• Anfertigung der Protokollabschriften nach Bestätigung durch den Verwaltungsbeirat
  und Übersendung an alle Eigentümer,
• Laufende Beschlußkontrolle zwischen den ordentlichen Eigentümerversammlungen
  und Ausführung der Beschlüsse nach den vertraglich vereinbarten Leistungen.

2. Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat

• Ganzjährige Betreuung des Verwaltungsbeirates durch die Verwaltung bei wichtigen gemeinschaftlichen Belangen,
• Bei Bedarf regelmäßige Besprechungen zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat
  zur Situation im Verwaltungsobjekt mit Ortsbegehungen und Festlegungen für die
  weitere Verwaltungsarbeit,
• Vorlage der geordneten Unterlagen für den Abschluß eines jeden Wirtschaftsjahres
  zur Rechnungsprüfung, die gemeinsam mit der Verwaltung in einer Verwaltungs-beiratssitzung erfolgt,
• Vorbereitung der ordentlichen Eigentümerversammlung und der zu fassenden
  Beschlüsse nach erfolgter Rechnungsprüfung und Abschluß des vorangegangenen Wirtschaftsjahres,
• Entscheidung gemeinschaftlicher Belange auf der Grundlage gefaßter Beschlüsse
  mit dem Verwaltungsbeirat zwischen den ordentlichen Eigentümerversammlungen,
• Einbeziehung des Verwaltungsbeirates in die Entscheidungs- und Beschlußvorbereitung bei wichtigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.

3. Betreuung der Wohnungs- und Gewerbeeigentümer

• Vorbereitung der Haus-, Nutzungs- und Reinigungsordnungen für die Gemeinschafts-einrichtungen und Gemeinschaftsanlage und Vorbereitung der Beschlußfassung,
• Überwachung der Einhaltung und Durchführung der jeweils gültigen Haus-, Nutzungs-
  und Reinigungsordnungen,
• Mündliche und schriftliche Erteilung von Auskünften an die Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft und Gewährung der Einsichtnahme in die Unterlagen der Verwaltung und zur Abrechnung eines Wirtschaftsjahres im Büro der Verwaltung nach Terminabsprache,
• Erstellung von Verträgen für die Vermietung von Objekten,
• Übergabe mit Anfertigung eines Übergabeprotokolls,
• Erstellung von Verträgen für die Vermietung von Objekten,
• Führung des zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen erforderlichen Schrift- und Telefonverkehrs sowie Übernahme der Korrespondenz mit den Eigentümern eines Objektes,
• Auswahl von Hausmeistern und anderer Dienstkräfte für die Eigentümergemeinschaft
  und Vorbereitung des Vertragsabschlusses im Namen der Eigentümergemeinschaft
  und nach Absprache mit dem Verwaltungsbeirat.

4. Betreuung der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft

• Prüfung von Vertragsinhalten, Feststellung der Zweckmäßigkeit von Verträgen, gegebenenfalls Empfehlung zur Änderung, Ergänzung oder Neuabschluss von
  Verträgen, Stellungnahme im Rahmen der ETV,
• Anforderung von Leistungs-, Vertrags- und Kostenangeboten für Instandhaltungen
  und Instandsetzungen, Prüfung der Vertragsinhalte, Erarbeitung von Vorschlägen für
  die Beschlußfassung zum Vertragsabschluß,
• Erarbeitung von objektbezogenen Dienstanweisungen, insbesondere für Dienstkräfte
  im Bereich der Pflege der Verwaltungsobjekte,
• Kontrolle und Überwachung der sach- und termingerechten Erfüllung abgeschlossener Leistungs- und Lieferverträge, sowie Einforderung der Leistung bei Nichterfüllung der Verträge. Gegebenenfalls kann nach Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat die Vertragskündigung vorgenommen werden.

5. Führung der Verwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft

• Führung und Aufbewahrung aller für eine ordnungsgemäße und fachgerechte
  Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums notwendigen Unterlagen, sowie
  Archivierung der Unterlagen entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und Fristen.

6. Abschluß, Kündigung von Verträgen, die der Verwaltung des gemeinschaftlichen
Eigentums dienen, sowie rechtsgeschäftliche Vertretung

Auf der Grundlage der für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums geltenden gesetzlichen Vorschriften, der Teilungserklärung, sowie den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaften werden im Auftrag und im Namen der Gemeinschaft Verträge abgeschlossen, die der ordnungsgemäßen Verwaltung dienen.

Dabei handelt es sich insbesondere um:

• Dienstleistungsverträge mit Hausmeistern, Gärtnern und anderen Dienstkräften,
• Wartungsverträge für die technischen Einrichtungen,
• Versicherungsverträge nach Einholung von Vergleichsangeboten und nach
  Zustimmung durch den Verwaltungsbeirat oder Beschlußfassung durch die Eigentümergemeinschaft,
• Werkverträgen die der ordnungsmäßigen Erfüllung der Verpflichtung zur Instandhaltung und/oder Instandsetzung dienen,
• Verträgen mit Kreditinstituten die der Führung von Fremdkonten (Giro- und
  Anlagekonten ect.) dienen,
• Verträgen mit Dienstleistungsunternehmen (u.a. Gartenpflege, Hausmeisterservice, Heizkostenabrechnungsservice ect.), die der ordungsmäßigen Bewirtschaftung von gemeinschaftlichen Anlagen und Einrichtungen bzw. der ordnungsmäßigen Abrechnung verbrauchsabhängiger Kosten dienen,
• Sonstige Verträge, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlich und zweckmäßig sind,
• Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums.

• Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr und Eigentumswohnanlage mit Nachweis der Verteilung nach Kosten- / Einnahmeart in Form des Gesamtwirtschaftsplanes für die Eigentumswohnanlage und als Einzelwirtschaftsplan
  je Sonder- /Teileigentum gemäß § 28 des WEG,
• Vorlage des jährlichen Wirtschaftsplanes in der Eigentümerversammlung zur Beschlußfassung,
• Berechnung, Abruf bzw. Lastschrifteinzug und Buchung der Hausgeldzahlungen auf
  der Grundlage des beschlossenen Wirtschaftsplanes,
• Überwachung der Hausgeldzahlungen, ggf. außergerichtliche Anmahnung rückständiger Zahlungen und selbständige Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren,
• Nach Abschluß eines jeden Wirtschaftsjahres Erstellung einer Gesamtabrechnung für
  die Eigentumswohnanlage sowie Einzelabrechnungen je Sonder-/Teileigentum auf der Grundlage der beschlossenen Umlageschlüssel unter Berücksichtigung von verbrauchsabhängigen Kostenpositionen sowie Vorlage der Abrechnungen zur Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat und Vorlage zur Beschlußfassung
  durch die Eigentümergemeinschaft in der ordentlichen Eigentümerversammlung,
• Berechnung, Abruf und Lastschrifteinzug bzw. Auszahlung des in der Abrechnung nachgewiesenen Abrechnungsbetrages sowie Kontrolle des Zahlungseinganges,
• Rechnungslegung erfolgt innerhalb von 12 Monaten nach Abschluß des
  vorangegangenen Wirtschaftsjahres,
• Gewährung der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen gegenüber allen übrigen Miteigentümern oder auch Mietern nach erfolgter Rechnungsprüfung und vorheriger Terminabsprache im Büro der Verwaltung.

• Kontinuierliche, regelmäßige Begehung des Gesamtobjektes zur technischen
  Überprüfung des Gemeinschaftseigentums und zur Erkennung vorhandener und
  sich anbahnender Schäden, um kurz- oder langfristige Maßnahmen vorbereiten und einleiten zu können - evtl. Erarbeitung und Vorlage von Beschlußfassungen,
• Beratung über kurz- oder langfristigen Bedarf der Instandsetzung einschließlich der Berechnung der dazu notwendigen finanziellen Mittel. Bei Erfordernis Hinzuziehung
  von Fachpersonal nach Beschluß und auf Kosten der Eigentümergemeinschaft.
• Organisation und Überwachung der Wartungs- und Prüfintervalle gemäß den
  gesetzlichen Bestimmungen für die technischen Anlagen der Wohnanlage,
• Einholung von Angeboten, Kostenvoranschlägen, ggf. Gutachten zu Lasten der Gemeinschaft,
• Organisation und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, deren Abnahme, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen, ggf.
  Einbeziehung von Gutachtern auf Beschluß und zu Lasten der Eigentümergemeinschaft,
• Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung der gemeinschaftlichen Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind.

• Stellungnahme zu vorgesehenen Maßnahmen dieser Kategorien auf der Grundlage von Anträgen der Gemeinschaft oder von Eigentümern, Erarbeitung von dazu notwendigen Beschlüssen und Vorlage zur Beschlußfassung.

• Organisation und Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen,
  deren Einberufung durch den Verwaltungsbeirat oder durch einzelne Eigentümer beantragt wird oder die, die Verwaltung zur Lösung außergewöhnlicher oder unaufschiebbarer Verwaltungsaufgaben auf Grund notwendiger Beschlußfassung für erforderlich hält,
• Vorsitz in der außerordentlichen Eigentümerversammlung,
• Erstellen der Niederschrift während der außerordentlichen Eigentümerversammlung
  und Fertigung des Beschlußprotokolls,
• Erstellen von Protokollabschriften nach Bestätigung des Protokolls durch den Verwaltungsbeirat und Versenden an die zuletzt bekannte Anschrift der Eigentümer,
• Bearbeitung der anläßlich der außerordentlichen Eigentümerversammlung gefaßten Beschlüsse und getroffenen Festlegungen.

• Fertigung und Versand von Kopien, die über den im Verwaltervertrag vereinbarten Arbeitsumfang hinausgehen (z.B. Kopien von Versicherungsscheinen, Belegnachweise
  von Hausgeldabrechnungen, Verwalterverträgen usw.),
• Fertigung und Versand von Informationen von und an Eigentümer,
• Abgabe der Zustimmungserklärungen bei Verkauf von Sonder- oder Teileigentum bzw. Änderung der gewerblichen Nutzung von Teileigentum,
• Begehung von Wohnungen vor bzw. nach Vermietungen und Erstellung von Gutachten
  für evtl. notwendige Reparaturen oder Sanierungsarbeiten.

• Vorbereitung und Überwachung der ordentlichen Durchführung von Verträgen für Eigentümer oder Eigentümergemeinschaften, die inhaltlich über die im Verwaltervertrag vereinbarten Leistungen hinausgehen, wie beispielsweise Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten in großem Umfang, Wiederherstellungsmaßnahmen nach Versicherungsschäden und Restfertigstellungsarbeiten.

• Wiedererbringung von Grundstücksunterlagen, die für die Verwaltung notwendig sind
  und die bei Übernahme der Verwaltung nicht vorgelegt werden können,
• Herstellung von Verwaltungsunterlagen in Vorbereitung der Übernahme einer
  Verwaltung, wenn diese Unterlagen für die Verwaltung unerläßlich sind, jedoch bei Übernahme nicht vorgelegt werden können,
• Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen nach dem Ablauf der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist.

• in Beweissicherungsverfahren bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum,
• in Klageverfahren bei Restfertigstellungsansprüchen gegen den Bauherren,
• in Klageverfahren bei Ansprüchen zur Nachbesserung und Gewährleistung,
• in Klageverfahren zur Beitreibung von Hausgeldrückständen,
• in Teilnahme an Verfahren in Wohnungseigentumssachen, an welchen der Verwalter
  kraft Gesetzes beteiligt ist,
• in öffentlich-rechtlichen Verfahren.

• Herstellung einer geordneten Buchhaltung für die Zeit der Vorverwaltung,
• Überprüfung früherer Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen aus der Zeit der Vorverwaltung, geordnet nach Wirtschaftsjahren und Erstellung neuer überarbeiteter Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen geordnet nach Wirtschaftsjahren,
• Mahnwesen bzw. Beitreibung von Rückständen aus der Zeit der Vorverwaltung,
• Erstellung von Anforderungen und Beitreibung von Geldern, die nicht Inhalt des beschlossenen Wirtschaftsplanes sind (z.B. Sonderumlage bei außerplanmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen),
• Rechnungslegungen während bzw. vor Abschluß eines Wirtschaftsjahres.

• Eröffnung und Führung weiterer Konten der Eigentümergemeinschaft z.B. für
  mehrheitlich beschlossene Sondermaßnahmen.

• Tätigkeiten gemäß Teil A, Ziffer 8, zu deren Organisation und Durchführung die fachspezifischen Kenntnisse von Fachleuten (z.B. Architekten und /oder Ingenieuren) erforderlich sind und die damit über den Kenntnissen eines Kaufmannes in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft liegen oder deren Auftragssumme einen Betrag von € 500,00 je Einheit, die einem Sonder- oder Teileigentum zuzurechnen ist, übersteigt,
• Erstellung von mittel- und langfristigen Instandhaltungsplänen.

• Organisation und Durchführung baulicher Änderungen, Modernisierungen , Um- und Ausbauten des gemeinschaftlichen Eigentums in Verbindung mit Sonderfachleuten (Architekten, Ingenieuren u.a.) einschließlich der erforderlichen Abnahmen mit allen Beteiligten (ausführende Firmen und Verwaltungsbeirat evtl. Bauausschuss) auf der Grundlage eines Mehrheitsbeschlusses der Eigentümergemeinschaft .

• Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung
• Aktuelle Stammdaten (u.a. Eigentümer-/Mieterlisten einschließlich deren aktuelle Anschriften )
• Beschlußprotokolle der Eigentümerversammlungen,
• Sämtliche gerichtliche Entscheidungen aus WEG-Verfahren,
• Vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschließlich Massenangaben und wohnungsspezifische Berechnungen,
• Der zur Zeit gem. Beschluß gültige Wirtschaftsplan,
• Die vom Verwaltungsbeirat geprüften Belege in geordneter und zusammengestellter
  Form einschließlich Geldbestandsnachweis über gemeinschaftliche Gelder in
  spezifizierter Form,
• Vorangegangene Abrechnungen, Korrespondenzen und sonstige im Zusammenhang
  mit der Eigentümergemeinschaft stehenden Unterlagen,